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February 24, 2005

データの保管と廃棄

みなさんの会社では、データの「廃棄方法」を定めていますか?
紙の資料の場合、社内規定がある企業が多いでしょうが、電子データとなるとあいまいなのではないでしょうか?

紙の場合、保管にスペースが必要になるため、多くなってくると、捨てざるを得ませんが、電子データになれば、相当の量のデータが、CDやDVD1枚に入ってしまいます。そのため、情報を簡単に持ち出せたり、情報を捨てたことが意識できなくなるなど、正しい管理が徹底されにくくなっています。

ここに2つの問題が発生します。
 1.情報が見えない
 2.廃棄が難しい

これらに対応する方法は情報廃棄のルールづくりです。紙のデータと同じく、企業で管理するデータの保存期間を決めることが非常に重要です。2005年に施行される「e-文書法」で企業内の多くの紙文書の電子保存が可能になりますが、このようなルールなしで電子文書化を導入するのは非常に危険です。

「個人情報保護法」の成立など、企業が情報を管理しなければならない状況はどんどん厳しくなります。いま持っている情報をいかに守るかということも重要ですが、いかに安全に廃棄するかという情報のライフサイクルを管理することが今後さらに重要になるでしょう。

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